Vacature: Administration Officer Vita

Rapporteert aan

Centrum Manager

Doel

Ondersteunen van de Centrum Manager en bij uitbreiding het hele zwembad-team op administratief en organisatorisch vlak teneinde bij te dragen tot een vlot verloop van de dagelijkse werkzaamheden.   

Taken / Rollen

• Uitvoeren van concrete administratieve en operationele taken teneinde de Centrum Manager te ondersteunen: 
  • beheren van brief- en mailverkeer; 
  • beheren van telefonie; 
  • optreden als aanspreekpunt bij het behandelen van vragen of problemen; 
  • ondersteunen bij de opmaak van uurroosters voor de medewerkers.
• Van A tot Z organiseren en coördineren van diverse activiteiten en evenementen binnen het zwembad zoals onder andere themadagen.
• Bieden van inhoudelijke en grafische ondersteuning bij het opmaken van marketingmateriaal (folders, banners, brochures, enz.) en meer algemeen een aanspreekpunt zijn m.b.t. marketing gerelateerde topics. 
• Opzetten van digitale marketingactiviteiten en een actieve rol spelen in de aanwezigheid van Vita Scheldebad op sociale media (Instagram, Facebook).
• Opmaken, beheren en verspreiden van alle relevante content via verschillende kanalen in nauwe samenwerking met het corporate Marketing Team: website, sociale media, Intranet, interne schermen,… 
• Opnemen van balietaken, zowel structureel maar vooral in geval van afwezigheden of tekorten. 
• Verantwoordelijk zijn voor de zwemschool en de aquasport-lessen:
  samen met de hoofdredder en Centrum Manager een zwemplanning opstellen. Daarna ook instaan voor de naleving van deze planning om op die manier de klantentevredenheid te waarborgen. Dit aan de hand van een online inschrijvingssysteem.
• Toezien op de naleving van de geldende procedures en reglementeringen en proactief verbeteringsvoorstellen formuleren teneinde de algemene veiligheid, gezondheid en welzijn op het werk te garanderen met respect voor het milieu. Je volgt de voorzorgsmaatregelen om veilig te werken: veiligheid staat op de eerste plaats. Je bent bewust bezig met de milieuaspecten die impact hebben onze dagelijkse werking zoals afvalbeheer, energie en duurzaamheid.  Je streeft er naar kwaliteit af te leveren en hebt aandacht voor het optimaliseren van onze bedrijfsprocessen en werkmethodes.   

Vaardigheden / Competenties

• Company values
  • Veiligheidsbewustzijn: bewust zijn van de mogelijke risico’s van een bepaalde actie. Deze signalen vervolgens doeltreffend omzetten in een alerte en bewuste reactie op deze onveilige situatie. Dit met als doel de acties op een veilige manier uit te willen voeren.
  • Kwaliteitsgerichtheid: aandacht hebben voor structuur, feiten, details en discipline. Hoge eisen stellen over eigen werk, dat van anderen en voortdurend streven naar verbetering.
  • Inventiviteit: bedenkt nieuwe werkwijzen ter vervanging van een traditionele aanpak en/of benadering. Komt met oorspronkelijke oplossingen voor problemen.
  • Zelfontwikkeling: Inzicht verwerven in de eigen sterke en zwakke kanten, interesses en ambities en op basis hiervan acties ondernemen om zich zo nodig verder te ontwikkelen.

• Professional skills
  • Plannen en organiseren: Efficiënt inzetten van mensen en middelen om doelen of afgesproken resultaten te behalen of plannen te realiseren.
  • Samenwerken: Bijdragen aan het gemeenschappelijk resultaat door een optimale afstemming met anderen.
  • Communicatie vaardigheden: ideeën, meningen, standpunten en besluiten in begrijpelijke taal aan anderen duidelijk maken. Tonen van interesse in gesprekken en de ander stimuleren zijn boodschap over te brengen.
  • Betrokkenheid: toont betrokkenheid bij de kerntaak van de firma, het eigen vakgebied en weet deze betrokkenheid op anderen over te dragen. Stelt bestaande zaken ter discussie en stelt alternatieven voor.
  • Stressbestendigheid: effectief blijven presteren onder druk.
  • Klantgerichtheid: een hoge prioriteit geven aan de tevredenheid van zowel interne als externe klanten en aan het verlenen van service of hulp en daarnaar handelen.

Opleidingsniveau

Minimaal een diploma van het secundair onderwijs.

Ervaringsniveau

Bij voorkeur een eerste ervaring in een administratieve (marketing) functie.